כידוע, מאז תחילת משבר הקורונה חלות מגבלות נרחבות על התכנסות של ציבור.
מגבלות אלו מקשות על כינוס אסיפות כלליות של אגודות שיתופיות, ובעיקר אגודת שיתופיות של אגודות להתיישבות, כגון קיבוצים, מושבים ואגודות להתיישבות קהילתית.
משרד רשם האגודות הוציא הנחיות שונות בנוגע לאופן כינוס אסיפות במהלך החודשים מאז פרוץ המשבר. ההנחיות, ככלל, היו קשות עד בלתי אפשריות ליישום באגודות השונות. לכן, חלק מהאגודות נאלצו שלא לכנס אסיפה כללית בכלל, ומצאו עצמן במצב בו הן לא יכולות לקבל החלטות בסיסיות בחיי האגודה.
לפני מספר ימים אישר משרד רשם האגודות להגיש את הדו"חות הכספיים לשנת 2019, שאמורים היו להיות מאושרים באסיפה הכללית של שנת 2020, באיור, עד ליום 30.11.2020. הארכה אינה ניתנת לאגודות שלא הגישו את הדו"חות הכספיים עבור השנים שעד 2018, כולל שנת 2018. אגודות אלו, שלא הגישו דו"חות כספיים קודמים, נדרשות להגיש את דו"|ח 2019 במועד הרגיל.
לא ברור מדוע ניתנת הארכה רק לחלק מהאגודות. הלא הארכה נובעת מהנסיבות שנוצרו בעקבות משבר הקורונה, ואלו נוגעות לכלל האגודות באופן שווה.
נוסיף ונבהיר, כי הנחיות משרד הרשם בנוגע לכינוס אסיפות מיום 12.7.2020 קובעות שאישור דו"חות כספיים הוא אחד מהנושאים שהם נושאים דחופים (יחד עם אישור תקציב, וקבלה דחופה של חבר לצורך ביצוע עסקת מקרקעין). ההנחיות מבארות כיצד יש לכנס אסיפה כללית תחת מגבלות הקורונה בנוגע לנושאים הללו:
- אסיפות בהיוועדות חזותית (למשל באמצעות זום) והצבעה גלויה במהלך הזום, או בדוא"ל, בווטסאפ וכיוצ"ב.
- אסיפות שמתנהלות כולן בדרך של העברת חומרים כתובים בדוא"ל, או בהמצאת חומרים מודפסים, והצבעה בדרך האמורה בסעיף 1 לעיל.
בנוגע להצבעה חשאית, קובע הרשם כי ניתן לעשות זאת באמצעים אלקטרוניים מתאימים, בכפוף לתיקון תקנון האמפשר זאת.
מובן, שההנחיות של משרד הרשם בנוגע לכינוס אסיפה והצבעה בעייתיות לאגודות רבות, ובעיקר לאגודות בהן יש חברים רבים אשר יש להם קושי לעשות שימוש באמצעים הטכנולוגיים.
כמו כן, הנחיות הרשם מאלצות אגודות לקיים הליך מסורבל של תיקון תקנון וכן להוציא כספים להתקנת מערכת הצבעה אלקטרונית חשאית, וזאת על אף שלא ברור בכלל האם משרד הרשם יאפשר שימוש באמצעים אלו גם לאחר ביטול מגבלות ההתכנסות.
לאור הסרבול והקושי בהתנהלות לפי הנחיות משרד הרשם כלשונן, פנינו לאחרונה בשם כמה מלקוחותינו למשרד הרשם, בבקשה לאשר כינוס אסיפה גם לעניינים נוספים שהאגודה סבורה שלא יכולים להמתין שבועות וחודשים. במסגרת פניות אלו הצענו גם מתווים שונים לכינוס אסיפה ולהצבעה, כל אגודה והמתווה המתאים לתרבות הארגונית שבה ולדמוגרפיה שלה.
מההנחיות הפרטניות שקיבלנו עבור לקוחותנו עולה, שבמשרד הרשם יש גמישות בקבלת הצעות החורגות מההנחיות שפורסמו ביום 12.7.2020, ובלבד שיש בהן כדי לאפשר לכל חברי האגודה לקחת חלק בדיון. מומלץ איפה לשקול פניה למתן הנחיות פרטניות מקום שבו ההנחיות הכלליות אינן מספקות פתרון ראוי לאגודה.
החוזר אינו חוות דעת משפטית אלא מידע כללי שאינו מהווה יעוץ משפטי מכל סוג שהוא.
